Aangifte van een evenement

Voorwaarden

Aanvragen vergunningen en tijdelijke verkeersreglementen

Iedere melding van een evenement/wielerwedstrijd/andere moet  vooraf gemeld worden bij de dienst evenementen.

Tot voor kort gebeurde dit via de formulieren MINI/MAXI.

Om het gebruiksgemak te verhogen stapte het gemeentebestuur in op het digitale platform RIHO SEAS, waardoor de papieren formulieren vervangen worden door een digitaal meldingsformulier.

Iedere melding moet minstens twee maanden op voorhand bezorgd worden aan de dienst evenementen.

Evenementen in augustus, september of oktober worden best drie maanden op voorhand ingediend, omwille van verlofperiodes van de administratieve diensten (adviserende organen) enerzijds en omwille van de verlofregeling van het college van burgermeester en schepenen.

De digitale melding mag ingediend worden van zodra alle essentiële gegevens gekend zijn. Informatie rond bijvoorbeeld verzekeringen kunnen achteraf meegedeeld worden.

Pas op: gegevens van security/stewards zijn essentieel en moeten tijdig overgemaakt worden.
Het dossier wordt niet opgestart indien deze gegevens niet zijn toegevoegd aan de melding ! 

 

Wat is nu juist een risicovol evenement ? Welke activiteiten moet ik melden?

  • Vanaf 100 aanwezigen
  • Met eet- en/of drankstanden.
  • Met vuurwerk
  • Waar de geluidsnorm wordt overschreden
  • Wanneer er tijdelijke verkeersmaatregelen nodig zijn: afsluiten of inname deel openbaar domein, parkeerverbod, enz…
  • Die een impact hebben op de openbare rust en / of de veiligheid

Het gaat hier vooral om fuiven, wijkfeesten, festivals, braderieën, wielerwedstrijden, …

Wanneer bovenstaande zaken niet op jouw evenement van toepassing zijn, moet je enkel je evenement melden bij de dienst evenementen.

Bijzonderheden

Met welke regelgeving moet ik rekening houden als ik een evenement organiseer ?

In het zonale politiereglement staan heel wat zaken die specifiek van toepassing zijn voor het organiseren van evenementen. Hieronder zetten we de belangrijkste op een rijtje:

  1. Je kan het openbaar domein reserveren voor je activiteit of manifestatie. Je krijgt hiervoor een vergunning. Weet dat je dan verantwoordelijk bent op het gereserveerde stuk openbaar domein, ook voor eventuele standhouders.
  2. Je kan enkel een vergunning krijgen voor het plaatsen van borden langs:
    • ​De gemeentewegen: 's Graventafelstraat, Grote Roeselarestraat, Moorsledestraat, Langemarkstraat, Zandvoordestraat, Zillebekestraat en Dadizelestraat
    • De gewestwegen: Menenstraat, Briekestraat, Westrozebekestraat, Molenstraat, Passendalestraat, Beselarestraat, Wervikstraat, Roeselarestraat, Ieperstraat.

      Voor borden langs de gewestwegen moet je daarenboven een aanvraag indienen bij het Agentschap Wegen en Verkeer (Omloopstraat 1, Ieper). De gemeente verleent de vergunning zowel voor de gemeentewegen als voor de gewestwegen.
  3. Wil je sterke dranken verkopen, hou er dan rekening mee dat er aan jongeren onder de 18 jaar geen sterke dranken mogen geserveerd worden en dat je locatie dan NIET TOEGANKELIJK is voor jongeren onder de 16 jaar. Als organisator ben jij hiervoor verantwoordelijk !
  4. Security: vanaf 250 aanwezigen moeten er minstens 2 stewards aangeduid worden. Per volgende 250 aanwezigen, moet er 1 extra steward aangesteld worden. Deze stewards moeten ouder zijn dan 18 jaar en één “postchef “ of verantwoordelijke moet minstens 21 jaar oud zijn. De gegevens worden meegedeeld via het meldingsformulier.
  5. Bij het organiseren van fuiven, feesten en grote evenementen, moet je er als organisator over waken dat de buurt geen hinder heeft van geluidsoverlast.
  6. Alle activiteiten die plaatsvinden in de gebouwen die eigendom zijn van de gemeente mogen de geluidsnorm van 85 DBA niet overschrijden. Afwijkingen tot 95 DBA kunnen worden toegestaan, indien er op voorhand een aanvraag werd gedaan. Afwijkingen tot 100 DBA kunnen worden toegestaan bij evenementen in een tent of in openlucht, eveneens na voorafgaandelijke aanvraag.

      De aanvragen tot afwijking van de geluidsnorm worden gedaan via het meldingsformulier 

  1. Einde van je evenement
    Muziek dient in een gebouw vanaf 03.00 uur afgebouwd te worden en om 04.00 uur definitief stopgezet te worden. In een tent geldt het volgende: vanaf 02.00 uur afbouwen en stopzetten vanaf 03.00 uur. In openlucht moet er vanaf 01.00 afgebouwd worden en definitief stopgezet om 02.00 uur. Onder afbouwen wordt verstaan: het door uitwendige tekenen aanduiden dat het evenement geleidelijk aan op zijn einde loopt.

Meer info over het zonale politiereglement download je hier

Aanvraag

Een aangifte dient te gebeuren bij de dienst evenementen.

Hoe moet ik mijn evenement melden? 

Ga naar meldingsformulier  

Doorloop het volledige formulier en vul zo gedetailleerd mogelijk in. Voeg vooral de noodzakelijke bijlagen toe ter verduidelijking.

Dit kan zijn:

  • Grondplan, inplantingsplan,…
  • Nadere uitleg, aanvraag tijdelijke verkeersreglement, aanvraag plaatsing aankondigingsborden
  • Aanvraag bewegwijzering / doortocht
  • Andere

Heb je hulp nodig bij het invullen, dan kan je hier de handleiding raadplegen.

Let op: je melding indienen wil niet automatisch zeggen dat je activiteit werd goedgekeurd door het gemeentebestuur. Na het indienen moet je evenement nog een gans proces doorlopen. Pas na goedkeuring krijg je de nodige vergunningen / toelatingen toegestuurd.

Tips

  • De tijdelijke verkeersreglementen met betrekking tot de evenementen worden in de dienst evenementen opgemaakt en niet langer door de politie. Vergeet dus niet om alle vereiste documenten aan te leveren tezamen met de aangifte van je evenement.
  • Het indienen van de evenementenbundel staat volledig los van de reservering van de nodige infrastructuur en materialen. Dit behoort tot het domein van de uitleendienst.
  • De vergunningen voor vuurwerk en het plaatsen van publiciteitsborden worden eveneens via het meldinsformulier aangevraagd.