2 vacante plaatsen – deeltijds (19/38) – contractueel – onbepaalde duur – C1-C3
Secretariaat vormt het hart van de interne organisatie, het onthaal ontvangt bezoekers met de glimlach. Verover jij ons hart met je glimlach om in Zonnebeke aan de slag te gaan?
Een gouden trio
Je komt in een team terecht van drie collega’s. Samen met je collega’s verzorg je de permanentie aan het onthaal en verzorg je secretariaatswerk.
What you read, is what you get
Je job bestaat uit twee grote onderdelen:
- Na een interne opleiding, worden jij en je andere collega’s de spilfiguren van het uitvoerend secretariaatswerk. Je staat in voor verschillende administratieve processen: administratieve voorbereiding en afwerking van de dossiers van verschillende bestuursorganen (college van burgemeester en schepenen, algemeen directeur, burgemeester, managementteam, bijzonder comité voor de sociale dienst), opmaken briefwisseling, beheer van het facturatieproces van het secretariaat, het opvolgen van de klachtenprocedure en openbaarheid van bestuur, agendabeheer…
- Anderzijds zorg je samen met je collega’s dat bezoekers en burgers klantvriendelijk geholpen worden. Je bemant de balie, de telefooncentrale en enkele digitale kanalen (mail en sociale media). Je verzorgt de postbedeling, -verzending en -registratie, verkoopt verschillende producten, boekt afspraken in en verwijst door waar nodig.
- De helft van jouw tijd beman je de balie, de andere helft van jouw tijd beman je de telefooncentrale en voer je het secretariaatswerk uit.
- Je werkt in principe op vaste tijdstippen:
- 5 halve dagen in de week op maandagnamiddag, dinsdagnamiddag, woensdagvoormiddag, donderdagvoormiddag en vrijdagvoormiddag
- of 3 halve dagen en één volledige dag in de week op maandagvoormiddag, dinsdagvoormiddag, woensdagnamiddag en donderdag.
- Wanneer je collega ziek is of verlof neemt, vragen we steeds om je vast tijdstip tijdelijk te verplaatsen tot de ziekte of het verlof over is. Zo blijven alle taken vlot uitgevoerd. Flexibiliteit is dus een absolute troef.
Waarmee verover jij ons hart?
Je hebt minimaal een diploma hoger secundair onderwijs en vooral veel goesting. Je bent ‘queen of king of the deadlines’ en haalt hiervoor je administratieve trukendoos boven. Je bent niet vies van gevarieerde taken én bovendien voer je die nauwkeurig uit. Als een echte beschermer bewaak je de processen en met je energieke aanpak en charmante glimlach overtuig je collega’s om de processen te volgen, zodat het administratief hart blijft kloppen.
Je kan het goed uitleggen en je uitleg ook netjes neerpennen. Je bent vriendelijk, geduldig, behulpzaam en krijgt energie van sociaal contact.
Je houdt van een gezonde mix in je job: administratieve routinetaken achter de schermen en verwelkomen en verder helpen van mensen voor de schermen. Samen met je collega’s onthaal en secretariaat laat je het klantvriendelijk hart van de organisatie sneller slaan.
Uiteraard komt de liefde niet van 1 kant
Wij bieden:
- Een halftijdse tewerkstelling in de C1-C3 schaal (minimaal € 1206 bruto/maand; bij 15 jaar anciënniteit: € 1658 bruto/maand)
- Relevante anciënniteit kan voor 15 jaar meegenomen worden.
- Maaltijdcheques: waarde van € 8 per cheque.
- Hospitalisatieverzekering
- Ecocheques: € 50 per jaar.
- Fietsvergoeding en de mogelijkheid tot fietslease.
- Gunstige verlofregeling: 31 dagen voor een fulltime tewerkstelling, de helft voor een halftijdse tewerkstelling.
- Tweede pensioenpijler: 3%
Meer weten? Lees deze bundel of neem contact op met de personeelsdienst.
Solliciteren kan tot uiterlijk 24 februari 2025. Bezorg je CV, je motivatiebrief en een kopie van je diploma via het sollicitatieformulier:
"*" geeft vereiste velden aan
