In het zonale politiereglement staan heel wat zaken die specifiek van toepassing zijn voor het organiseren van evenementen. Hieronder zetten we de belangrijkste op een rijtje:
- Je kan het openbaar domein reserveren voor je activiteit of manifestatie. Je krijgt hiervoor een vergunning. Weet dat je dan verantwoordelijk bent op het gereserveerde stuk openbaar domein, ook voor eventuele standhouders.
- Je kan geen borden plaatsen met publiciteit langs de openbare weg. Dit is namelijk verboden. Wat is wel toegelaten:
- Langs gemeentewegen voorziet de gemeente acht aankondigingsborden. Erkende verenigingen kunnen hiervan gebruiken maken.
- Voor borden (bijvoorbeeld tijdelijke bewegwijzering) langs de gewestwegen moet je ook een aanvraag indienen bij het Agentschap Wegen en Verkeer (Omloopstraat 1, Ieper). De gemeente verleent de vergunning zowel voor de gemeentewegen als voor de gewestwegen.
- Wil je sterke dranken verkopen, hou er dan rekening mee dat er aan jongeren onder de 18 jaar geen sterke dranken mogen geserveerd worden en dat je locatie dan niet toegankelijk is voor jongeren onder de 16 jaar. Als organisator ben jij hiervoor verantwoordelijk.
- Security bij fuiven en dansgelegenheid: vanaf 250 aanwezigen moeten er minstens twee stewards aangeduid worden. Per volgende 250 aanwezigen, moet er één extra steward aangesteld worden. Deze stewards moeten ouder zijn dan 18 jaar en één ‘postchef ‘ of verantwoordelijke moet minstens 21 jaar oud zijn. De gegevens worden meegedeeld via het meldingsformulier.
- Bij het organiseren van fuiven, feesten en grote evenementen, moet je er als organisator over waken dat de buurt geen hinder heeft van geluidsoverlast.
- Alle activiteiten die plaatsvinden in de gebouwen die eigendom zijn van de gemeente mogen de geluidsnorm van 85 DBA niet overschrijden. Afwijkingen tot 95 DBA kunnen worden toegestaan, indien er op voorhand een aanvraag werd gedaan. Afwijkingen tot 100 DBA kunnen worden toegestaan bij evenementen in een tent of in openlucht, eveneens na voorafgaandelijke aanvraag.
- Einde van je evenement: muziek moet in een gebouw vanaf 3 uur afgebouwd worden en om 4 uur definitief stopgezet worden. In een tent geldt het volgende: vanaf 2 uur afbouwen en stopzetten vanaf 3 uur. In openlucht moet er vanaf 1 uur afgebouwd worden en definitief stopgezet om 2 uur. Onder afbouwen wordt verstaan: het door uitwendige tekenen aanduiden dat het evenement geleidelijk aan op zijn einde loopt.
Twee categorieën van activiteiten/evenementen
- Categorie I: dit zijn activiteiten en/of evenementen die niet-publiek toegankelijk zijn (bijvoorbeeld privé feesten of een activiteit van een vereniging of club). Meestal wordt hierbij gewerkt met een persoonlijke uitnodiging. Hiervoor is er geen goedkeuring nodig, tenzij je een tijdelijk verkeersreglement nodig hebt (omdat je bijvoorbeeld openbare parkeerplaatsen inneemt) en/of andere toelatingen nodig hebt.
- Categorie II: dit zijn activiteiten en/of evenementen die publiek toegankelijk zijn voor iedereen (bijvoorbeeld wielerwedstrijden, fuiven, rommelmarkten, optredens, rally’s…) en
- meer dan 100 aanwezigen verwachten (toeschouwers én deelnemers) en/of
- inname openbaar domein vereist is (bv. optocht, rommelmarkt, verkeersvrij maken van straten…) en/of
- afwijken van de zonale politieverordening Arro Ieper en/of
- impact hebben op de openbare rust en veiligheid en/of
- waar de geluidsnorm van 85db wordt overschreden
Een evenement moet minstens twee maanden op voorhand aangegeven worden bij de dienst evenementen. Voor wielerwedstrijden is dit minimum 14 weken op voorhand.
Evenementen in augustus, september of oktober worden best drie maanden op voorhand ingediend, omwille van verlofperiodes van de administratieve diensten (adviserende organen) enerzijds en omwille van de verlofregeling van het college van burgermeester en schepenen.
De digitale aanvraag dien je in van zodra alle essentiële gegevens gekend zijn. Informatie rond bijvoorbeeld verzekeringen kunnen achteraf meegedeeld worden. Pas op: gegevens van security/stewards zijn essentieel en moeten tijdig overgemaakt worden. Het dossier wordt niet opgestart indien deze gegevens niet zijn toegevoegd aan de melding.
Via het digitaal platform EagleBe kan je je evenement aangeven en zo automatisch diverse toelatingen en vergunningen krijgen die voor je evenement van toepassing zijn. (Hoe werkt EagleBe?) Je hoeft geen verschillende aanvragen in te dienen bij verschillende diensten (politie, veiligheidsdiensten, brandweer, inname openbaar domein, milieu…) want het digitale meldingsplatform bundelt al je aanvragen. Kies de juiste categorie die hoort bij je evenementenaanvraag en doorloop het volledige formulier en vul zo gedetailleerd mogelijk in. Voeg vooral de noodzakelijke bijlagen toe ter verduidelijking. Deze kunnen zijn:
- Grondplan, inplantingsplan
- Nadere uitleg, aanvraag tijdelijke verkeersreglement, aanvraag plaatsing aankondigingsborden
- Aanvraag bewegwijzering / doortocht
- Andere
Onze dienst kijkt na of dat je aanvraag geen conflict geeft met andere evenementen of geplande werken op de gevraagde locatie. Daarom is het belangrijk dat je op tijd je aanvraag doet.
Ben je een ‘veel-aanvrager’ (bijvoorbeeld een vereniging)? Dan is het nuttig om een account aan te maken op EagleBe. Dan hoef je maar één keer je gegevens in te geven en kan je deze opnieuw gebruiken bij elke aanvraag. Je krijgt een mooi overzicht van je aanvragen en de status ervan. Zo kan je ook makkelijk een aanvraag kopiëren.
Let op: je melding indienen wil niet automatisch zeggen dat je activiteit werd goedgekeurd door het gemeentebestuur. Na het indienen moet je aanvraag nog de correcte procedure doorlopen. Pas na goedkeuring krijg je de nodige vergunningen/toelatingen toegestuurd.
- De tijdelijke verkeersreglementen met betrekking tot de evenementen worden in de dienst evenementen opgemaakt en niet langer door de politie. Vergeet dus niet om alle vereiste documenten aan te leveren tezamen met de aangifte van je evenement.
- Het indienen van de evenementenbundel staat volledig los van de reservering van de nodige infrastructuur en materialen.
- De vergunningen voor vuurwerk en het plaatsen van publiciteitsborden worden eveneens via het meldingsformulier aangevraagd.
- Als organisator ben je verplicht om alle buurtbewoners met een bewonersbrief op tijd in te lichten over de hinder die het evenement met zich meebrengt.
