Alle identificatiegegevens van ondernemingen zijn gebundeld in een centrale databank, de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Deze databank wordt beheerd door de FOD Economie.
Ook jouw onderneming is hier dus in te vinden! Elke onderneming en zelfstandige beschikt over een ondernemingsnummer. Dit nummer is de unieke identificatiesleutel van je onderneming in de KBO.
Naast de contactgegevens van je onderneming, bevat de KBO ook informatie over de verantwoordelijken, de activiteiten van je onderneming, over eventuele andere vestigingen…
Juiste en actuele informatie in de KBO geeft je onderneming een positief imago. Heel wat gegevens zijn namelijk openbaar en dus raadpleegbaar door zowel overheidsdiensten, als privé-instellingen (zoals banken) als je eigen klanten. De toepassing ‘My Enterprise’ bied je op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier rechtstreeks toegang tot de gegevens van je onderneming in de KBO. Bepaalde gegevens moet je zelf beheren en dus zelf aanpassen als er zaken wijzigen.
Waarom correcte bedrijfsgegevens in de KBO cruciaal zijn
Een extra activiteit opstarten, een bijkomende vestiging oprichten, een nieuwe firmanaam, een verhuis… Het zijn slechts enkele van de vele mogelijke manieren waarop een bedrijf verandert. Je denkt er misschien niet meteen aan, maar het is belangrijk dat je die aanpassingen tijdig doorvoert in de KBO en wel om deze redenen:
Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van je gegevens
De bedrijfsgegevens in de KBO moeten zo nauw mogelijk aansluiten bij de werkelijke situatie van je onderneming. Verandert er iets aan je bedrijfsgegevens, dan moet je die wijziging binnen de maand (laten) doorvoeren in de KBO. Doe je dat niet, dan overtreed je de wet en riskeer je een administratieve boete. Concreet gaat het over wijzigingen aan:
- de activiteiten die je uitoefent,
- het adres waar je de activiteiten uitoefent,
- de commerciële naam van je vestiging,
- het bankrekeningnummer,
- de persoon die de ondernemersvaardigheden aantoont.
Gebrekkige info kan leiden tot een weigering van je aanvraag
Niet alleen de RSZ en de BTW halen gegevens uit de KBO voor hun administratie, ook allerhande overheids- en andere instanties waar je als ondernemer zelf een beroep op doet. Zo kom je met onvolledige of onjuiste activiteiten en/of ondernemersvaardigheden in de problemen.
Het vestigingseenheidsnummer, dat moet ingevuld worden voor elke werknemer, bepaalt in welke regio hij tewerkgesteld is en welke bijdrageverminderingen dus op hem van toepassing zijn. Wanneer het vestigingseenheidsnummer ontbreekt of foutief is, zal de RSZ ambtshalve de vermindering voor de betrokken werknemer(s) weigeren.
Je concurrenten kijken ook mee
Een concurrent zou je kunnen aangeven bij de controle-instanties op het moment dat je een contract binnenhaalt voor een opdracht die niet overeenstemt met de officiële gegevens.
Foute gegevens kunnen leiden tot verkeerde conclusies en dus tot onnodige kosten
Zo betaal je bijvoorbeeld per vestiging een provinciebelasting. Doekte je een tweede vestiging op, maar gaf je dat niet door aan de KBO? Dan zal je toch een factuur voor de provinciebelasting ontvangen. Ook andere instanties zoals Sabam baseren zich op de KBO voor hun facturen.
Ook als je beroepsinkomsten wil inbrengen, hou je je gegevens maar beter up-to-date
Kosten zijn volgens de fiscus aftrekbaar wanneer ze verband houden met de uitoefening van de activiteit. Dit betekent dat de beroepskosten aftrekbaar zijn wanneer ze gemaakt worden voor de realisatie van het doel van de onderneming. Voor een vennootschap is dit in de eerste plaats het statutair doel en vervolgens de activiteiten in de KBO. Voor een ondernemer natuurlijk persoon zijn dit de activiteiten in de KBO. De kosten van activiteiten die niet vermeld zijn in de KBO kunnen dus verworpen worden.
De kans is reëel dat je ooit in aanraking komt met een wanbetaler
Dan kan je een ‘vordering tot betaling’ instellen om zo toch je geld te krijgen. Die moet wel gebaseerd zijn op een activiteit die in de KBO staat. Wanneer je een vordering inleidt voor een rechtbank maar niet correct bent ingeschreven in de KBO, dan zal de rechtbank deze vordering van ambtswege onontvankelijk verklaren.
Aanspraak maken op subsidies
Zowel de federale overheid als de gewesten en lokale overheden voorzien premies voor wie investeert om een eigen zaak op te starten, aan werkgevers, aan milieuvriendelijke investeringen… en maken bij de toekenning van deze subsidies gebruik van de gegevens in de KBO. Het niet of foutief inschrijven van de vestigingseenheid kan mogelijks leiden tot het niet toekennen van subsidies.
Vermijden van te veel bijdragen en belastingen
Een te ruime omschrijving van de activiteiten in de KBO, om de aftrekbaarheid van de kosten te garanderen, werkt contraproductief. Tal van overheidsdiensten baseren zich op de gegevens zoals vermeld in de KBO om na te gaan of een onderneming bepaalde belastingen moet betalen (bijvoorbeeld FAVV, Sabam, provinciebelasting…). Bijvoorbeeld een ondernemer verhuist en past zijn maatschappelijk/domicilieadres aan. Als de ondernemer ‘vergeet’ zijn vestigingsadres aan te passen zal hij bijgevolg een overbodig aanslagbiljet ontvangen. De onderneming kan dus te veel belastingen betalen als onjuiste of verouderde gegevens zijn opgenomen in de KBO.
De KMO-portefeuille: financiële steun voor de aankoop van diensten die de kwaliteit van je onderneming verbeteren
Een onderneming kan slechts genieten van de KMO-portefeuille wanneer deze is ingeschreven met een ‘aanvaardbare’ hoofdactiviteit.
Dekking door de beroepsaansprakelijkheid
Aan een verzekering zijn meestal verschillende voorwaarden verbonden en dat is bij een beroepsaansprakelijkheidsverzekering niet anders. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten zonder de activering van de noodzakelijke activiteiten en beroepskennis in de KBO, is zoals rijden met een verzekerde personenwagen zonder rijbewijs. Bij een schadegeval kan de verzekeringsmaatschappij in dit geval een recht van verhaal uitoefenen. Dit betekent dat men geld kan terugvorderen van de verzekeringsnemer.
Een andere onderneming op mijn adres?
Ondernemingen laten soms na om hun adreswijziging te registreren. In dit geval kan een aanvraag tot doorhaling van het adres in de KBO ingediend worden. Deze procedure kan echter niet gebruikt worden door de ondernemingen die nalaten hun verplichtingen na te komen, maar bestaat enkel voor derden die hiervan gevolgen (kunnen) ondervinden.
Zorgeloze hernieuwing van bepaalde erkenningen
Op basis van de gegevens in de KBO worden bepaalde erkenningen hernieuwd. De Erkenningscommissie controleert namelijk of de activiteiten voor de gevraagde categorie of subcategorie voor de onderneming in kwestie correct zijn aangegeven bij de KBO.
